Franc-Parler – Pourquoi vous avez besoin d’un Bureau de Projet (PMO)

Des concepts importants démystifiés

Plusieurs entreprises ont un Bureau de Gestion de Projet (PMO). On les surnomme parfois Bureau de Projet, Bureau de Gestion de Programme, etc. Plusieurs gestionnaires se questionnent sur la raison d’être de telle organisation.

Pour nous, le but est simple et s'appuie sur la valeur de la gestion de projet. Les trois points suivants vous rappellent-ils quelque chose ?

1. Les organisations ont des objectifs et des stratégies pour les aider à atteindre leur situation future.
2. Les projets sont le moyen d'atteindre ces objectifs et stratégies.
3. La gestion de projet est un facilitateur pour aider votre entreprise à réaliser les projets avec succès 

Maintenant, nous ajoutons un 4e point à notre logique :

4.  Un Bureau de Gestion de Projet aide les entreprises à mettre en place de solides pratiques de gestion de projet


Si votre seule vision de la gestion de projet est de la formation court terme, vous n'aurez pas vraiment de succès. Si vous êtes sérieux au sujet de la réalisation de vos projets avec succès, vous allez devoir impliquer de nombreuses ressources. Vous devrez développer / acquérir des processus communs de gestion de projet, former vos ressources, éduquer vos clients, accompagner vos chargé de projet, communiquer l’avancement de vos projets à la haute direction, etc. Vous n’aurez tout de même pas besoin d’un groupe de 10 personnes. Deux personnes à temps partiel pourraient suffire. L'important est d’obtenir l'engagement de quelques ressources clés pour réaliser la mise en place de saine gestion de projet et soutenir les initiatives de gestion de projet à long terme.

Si vous acceptez que vous aurez besoin d'allouer des ressources pour la mise en place de gestion de projet, alors vous pourriez appeler ces ressources un PMO. C’est ce que la plupart des organisations font. Le nom que l’on donnera à ce groupe n’a pas réellement d’importance. L'idée est que ce groupe se concentre sur les projets et la gestion de projet. Bien sûr, le PMO peut faire bien plus, mais tout du moins c'est sa fonction de base. Je ne connais pas de PMO qui ne soit pas responsable de la gestion de projet. Le nom ne ferait aucun sens par ailleurs.

Beaucoup de gestionnaires pensent qu’un PMO est le secteur qui produit des processus et des gabarits de gestion de projet. Dans un tel cas, il n’y a pas vraiment de valeur ajoutée. Il est important qu'un PMO se concentre sur la valeur qu’il peut apporter.

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La gestion de projet sauve temps et argent

Saviez-vous que plus de 25% de tous les projets dépasse leurs budgets au moment où ils se terminent? Les organisations de toutes tailles, des petites organisations sans but lucratif au Fortune 500 se retrouvent dans cette situation. Non seulement un nombre important de projets sont en retard et dépassent leurs budgets, mais plus de 36% dépassent la date de fin prévue.

Lorsque votre entreprise ou organisation a un processus de gestion de projet en place, il y a moins de surprises. Voici pourquoi:

• Le travail est mieux défini, ce qui entraîne moins d'inconnues et une meilleure estimation des coûts
• Le travail défini sauve du temps
• Une portée du projet mieux géré réduit les changements de dernière minute
• Une meilleure communication signifie moins de malentendus
• Mets en place des normes et un ensemble de procédures que vous utiliserez encore et encore

Considérez ce qui suit - Une entreprise de fabrication d'envergure internationale a sauvé 9$ millions en une année par la mise en place d'une pratique de gestion de projet d'entreprise, nécessitant 6 mois d'analyse et 9 mois à mettre en place.

Un tel niveau d'économie n'est possiblement pas atteignable pour votre entreprise, mais il est possible d'anticiper 15% ou plus d'économie sur la valeur globale de votre portefeuille de projet.

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